Jaką teczkę wybrać do akt osobowych?

Jesteśmy software housem, który specjalizuje się w tworzeniu aplikacji mobilnych i stron internetowych

Jaką teczkę wybrać do akt osobowych?

Pracodawca musi prowadzić akta osobowe swoich pracowników. Nic nie może zwolnić go z tego obowiązku. Osoba, która zajmuje się sprawami kadrowymi i organizacyjnymi w jego przedsiębiorstwie, musi zdecydować, jakie teczki do akt będą najbardziej odpowiednie. Dostępne są w różnych wariantach i zestawach kolorystycznych. Na co więc się zdecydować? Czy istnieje jakaś idealna teczka? 

Akta osobowe właściwie uporządkowane

praktyczna teczka akt osobowychGromadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, w tym również prowadzenie akt osobowych pracowników to jeden z głównych obowiązków pracodawcy. W praktyce wygląda to tak, że dla każdego zatrudnionego należny założyć i prowadzić oddzielną teczkę, w której gromadzi się akta osobowe. Dokumenty te muszą być przechowywane w odpowiednich warunkach – takich, które nie grożą ich zniszczeniem czy uszkodzeniem. Niezastosowanie się do tych zaleceń grozi karą grzywny. I to niebagatelną, bo w kwocie od tysiąca do aż trzydziestu tysięcy złotych! Praktyczna teczka akt osobowych powinna być więc odpowiednio solidna, aby mogła dobrze chronić dokumenty. Nie może być wykonana ze zbyt delikatnego materiału, który łatwo mógłby ulec zniszczeniu. Nie może być też zbyt miękka, aczkolwiek dobrze jest, gdy zachowuje elastyczność. Powinna być odpowiednio obszerna, aby wszystkie niezbędne druki łatwo mogły się w niej pomieścić. Wpięcia muszą być odpowiednio trwałe – tak aby dokumenty nie wypadały z teczki i nie ginęły przy jej ewentualnym przenoszeniu. Najlepiej zaopatrzyć się w gotową teczkę do akt osobowych, specjalnie do tego celu wyprodukowaną. Sklepy papiernicze i z materiałami biurowymi oferują szeroką gamę takich produktów, w różnych wariantach, kolorach i przedziałach cenowych. Można dopasować coś specjalnie dla swojej firmy. Wymogi prawa pracy wskazują na to, że akta osobowe powinny być podzielone na cztery części o oznaczeniach A, B, C i D. Ma to ułatwić zachwianie porządku oraz odpowiedniej chronologii w dokumentacji. Teczki produkowane specjalnie do akt osobowych są zwykle w ten sposób skonstruowane, co znacznie ułatwia zadanie.

Podzielone są na odpowiednie części, przeznaczone do wpinania poszczególnych wkładów. Dobrze jest, gdy teczka posiada odpowiednio szeroki i usztywniony grzbiet z kieszonką na dane personalne pracownika. Środek powinien być wzmocniony, a teczka otwierać się wygodnie, aby zapewniona była swoboda wpinania i wyjmowania dokumentów. Najpopularniejszymi kolorami, jakie stosuje się w tego rodzaju teczkach to biały, szary, bordowy, czarny, granatowy oraz zielony.